ثبت تغییرات شرکت ها مستلزم تنظیم و ارائه صورتجلسه متناسب با موضوع تغییرات و ارائه آن به مرجع ثبتی است. صورتجلسه به نوشته ای گفته می شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه های رسمی می باشد . صورتجلسات شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غایبین، و مصوبات و مذاکرات جلسه می باشد. تمرکز اصلی صورتجلسات بر ذکر مصوبات با ذکر اقدام کنندگان و مهلت اقدام است .
مدیران شرکت ها و موسسات برای اجرای تغییرات شرکت یا موسسه بایستی بر طبق قوانین اداره ثبت شرکت ها اقدام نمایند. اداره ی کل شرکتها در صورت صحت صورتجلسه و رعایت کردن کلیه اصول و قواعد قانونی آن و مطابقت موارد آن با پرونده ی اصلی، آگهی تغییرات ثبتی را صادر نموده که در روزنامه رسمی و محلی اطلاع رسانی شود.
به موجب قوانین اداره ثبت شرکت ها، برای انجام هرگونه تغییر در شرکت مانند ورود و خروج شرکاء، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت و … باید صورت جلسه تغییرات تنظیم شود. چنانچه شرکتی قصد دارد بطور همزمان چند تغییر در شرکت ایجاد کند مثلا تغییر آدرس، تغییر در سهام و… باید به طور جداگانه برای هر کدام صورتجلسه تنظیم کند و برای هر کدام از آنهابطور جداگانه پذیرش بگیرد و اگر صورتجلسه ای بدون پذیرش اینترنتی همراه با صورتجلساتی که در سامانه پذیرش شده اند ارجاع شود صورتجلسه نیز رد می شود. صورتجلسات باید متناسب با نوع شرکت انتخاب شود. متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه عیناَ باید با متن صورتجلسه ای که به اداره ثبت شرکت ها داده شده مطابق باشد.
تغییرات شرکت به سه حالت تنظیم می شود: مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و هیأت مدیره. به طوری که برخی تغییرات در صلاحیت مجمع عمومی و برخی دیگر در صلاحیت هیات مدیره می باشند.

مواردی که در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می باشند به قرار ذیل است :
1- تغییر در مواد اساسنامه (مانند تغییر در نام شرکت؛ تغییر در موضوع شرکت؛ تغییر محل شرکت)
2- افزایش یا کاهش سرمایه
3- تغییر در عده مدیران و مدت خدمت آن ها و تعیین بازرسان
4- اجازه صدور اوراق قرضه
5- ایجاد سهام ممتازه
6- انحلال شرکت
به طور کلی تغییرات موضوعاتی که در اساسنامه شرکت قید شده باشد، در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می باشد.

مواردی که در صلاحیت مجمع عمومی عادی می باشند :
1- تعیین خط مشی شرکت و رسیدگی و اتخاذ تصمیم راجع به کلیه امور شرکت (غیر از آنچه که در صلاحیت مجمع عمومی موسس یا فوق العاده است).
2- رسیدگی به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی قبل و صورت دارایی و مطالبات و دیون شرکت و صورتحساب دوره عملکرد و سالانه شرکت.رسیدگی مزبور پس از استماع گزارش مدیران و بازرس یا بازرسان خواهد بود.
3- انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان
4- تصویب ترازنامه و دستور تقسیم سود بین صاحبان سهام
5- تعیین روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی ها و اطلاعیه های شرکت تا مجمع عمومی عادی سال بعد در آن انتشار خواهد یافت.

مواردی که در صلاحیت هیات مدیره می باشند :
الف ) اختیارات متفرقه هیات مدیره
ترتیب اندوخته قانونی (ماده 140)، افزایش سرمایه شرکت در صورتی که مجمع عمومی فوق العاده به او اجازه دهد (ماده 162)؛ اصلاح اساسنامه پس از عملی ساختن افزایش سرمایه در قسمت مربوط به مقدار سرمایه ثبت شده و اعلام مراتب به مرجع ثبت شرکت ها و آگهی آن برای اطلاع عموم (ماده 163)؛ درج آگهی دعوت از مجمع عممومی در روزنامه (مواد 95 و 192)؛ رسیدگی به تعهدات پذیره نویسان و تعیین تعداد سهام هر یک از تعهد کنندگان در فرض افزایش شرکت و اعلام مراتب به مرجع ثبت شرکت ها برای ثبت و آگهی و دستور استرداد وجه سهام اضافه خریداری شده به بانک برای پرداخت به پذیره نویسان ذی نفع ( ماده 181 ) ؛ و تصفیه امور شرکت سهامی، اگر اساسنامه ترتیب دیگری مقرر نکرده باشد. ( ماده 204 )
ب) اختیارات عام هیات مدیره در اداره شرکت
به موجب ماده 118 لایحه قانونی 1347 ، جز درباره موضوعاتی که به موجب مقررات این قانون اخذ تصمیم و اقدام درباره آن ها در صلاحیت خاص مجامع عمومی است ، مدیران شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند؛ مشروط بر آنکه تصمیمات و اقدامات آن ها در حدود موضوع شرکت باشد.
لذا هیات مدیره نمی تواند تغییر و اصلاح اساسنامه را خود بر عهده گیرد ، سرمایه شرکت را تغییر دهد ، و تصمیم به انحلال شرکت قبل از موعد بگیرد ؛ چه این موارد منحصراَ در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است. ( ماده 83)